传统会议室如果需要会议室，通常需要现场去会议室现场观看哪个会议室有空闲的？或者需要咨询现场管理人员哪个会议室有空闲的？但是如果安装了LED一体机会议室预约管理系统，就能在会议室显示屏或者手机和PC端看到会议室的空闲时间和使用状况，及其哪个楼层哪个会议室是空闲的。
LED一体机对于预约会议室的管理人员，通常下通知参会人员需要打电话一个一个通知和确认，但如果我们有了会议室预约管理系统，就能给参会人员通过软件和硬件相结合的系统自动发短信或者邮件，极大地提高了企业内部办公效率，节省前台人力。
未来的LED一体机会议预约系统一定能与物联网相结合，当会议室存在空闲时他能第一时间感知，同时通知等待会议室的人。未来的会议预约系统不仅仅是预约，它一定是一套集会议信息发布、会议预约、会议信息显示、会议室资源管理、参会人员管理、签到、参会环境感知等功能的综合性会议室预约管理系统。利用计算机网络技术代替传统的人工查询、预约、记录纪要等，提高会议效率，会议质量等。
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